Veröffentlicht am
20.09.2018 11:25:45
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rund ums Büro
Sie arbeiten täglich im Büro und kommen oft in Zeitdruck oder müssen Überstunden ran hängen, um alle geforderten Aufgaben abzuarbeiten? Vielen Leuten geht es ähnlich. Dabei sind es meistens Dinge, die nicht zu den alltäglichen Aufgaben gehören, die einen aufhalten. Sie rauben Ihnen wichtige Zeit für alles Wesentliche. Zum Beispiel kommen gern Kollegen mit spontanen Anliegen, bei denen sie Ihre Hilfe benötigen. Oder plötzlich sind die Druckerpatronen leer und man muss sich umgehend um die Beschaffung neuer Patronen kümmern, damit der Dokumentendruck weiterlaufen kann. Auch geplante Meetings können oft ausufern und mehr Zeit in Anspruch nehmen, als eigentlich dafür eingeplant war. Doch das muss nicht so weiter gehen: Wir haben 5 nützliche Tipps, die Ihnen dabei helfen mehr Zeit im Büroalltag zu sparen.
To-Do-Listen gibt es schon seit vielen Jahren. Viele schwören auf handgeschriebene Listen in kleinen Notizbüchern oder Kalendern um Ihre Aufgaben nicht aus dem Blick zu verlieren. Seit einigen Jahren gibt es diese Helfer auch in digitaler Form. Der Vorteil von digitalen To-Do-Listen sind z. B. das einfache Verschieben von Aufgaben auf andere Tage oder die synchrone Darstellung der Liste über mehrere Geräte. Legen Sie zunächst alle Aufgaben an, die sich in einem bestimmten Rhythmus wiederholen. Zum Beispiel täglich, wöchentlich oder monatlich wiederkehrende Tätigkeiten, wie Rechnungen schreiben, Social Media Posts anlegen oder Belege aus der Ablageschale abzuheften. Legen Sie auch bestimmte Zeiten fest, zu denen die jeweiligen Aufgaben abgearbeitet werden sollen. Planen Sie auch einen Zeitpunkt ein, ab dem Sie „frei“ für ungeplante, spontane Aufgaben sind. Beispielsweise von 14:00 Uhr bis 15:00 Uhr. So haben Sie immer eine Grundlage, auf dem Ihr Arbeitsalltag basiert und können Kollegen mit spontanen Anliegen auf Ihre „freie“ Zeit hinweisen. Um Zeit zu sparen, beginnen Sie morgens gleich mit den Aufgaben aus der To-Do-Liste. Dauern diese Basis-Aufgaben mal länger, sollten Sie ein Teil davon umplanen. Ihre „freie“ Zeit für spontane Dinge sollte immer verfügbar sein. Setzen Sie keine ungeplanten Tätigkeiten während Ihrer Zeit für die grundlegenden Aufgaben um. Gibt es mal keine zusätzlich anfallenden Aufgaben (kommt in der Regel nie vor ;-) ) können Sie umgeplante Aufgaben aufgreifen oder entspannt Ihre To-Do-Liste weiter abarbeiten.
Man kennt es: Ein Kollege hat etwas Interessantes aus dem Privatleben zu erzählen und brennt darauf es im Büro unter den Mitarbeitern loszuwerden. Schnell ist man in ein Gespräch verwickelt, welches einen von der eigenen Arbeit abhält. Lassen Sie sich nicht zulange auf Gespräche zwischen Bürotür und Drucker ein. Doch wie kommt man höflich aus der Situation heraus ohne den Kollegen zu kränken? Sie können zum Beispiel zu Ihrem Kollegen sagen: „Ich würde gern noch mehr darüber erfahren, lass uns nach Feierabend weiter reden“ oder „Lass mich noch meine Aufgaben abarbeiten, danach komme ich deswegen nochmal auf Dich zu“.
E-mails kommen rund um die Uhr. Man neigt oft dazu diese gleich zu beantworten. Doch dieses Verhalten frisst Zeit und bringt einen oft gedanklich raus aus den gerade zu erledigten Aufgaben. Deshalb ist es ratsam E-Mails z. B. nur 3 mal täglich abzuarbeiten. Man sollte seine Neugier zügeln und auch nicht neue E-Mails querlesen. Schalten Sie Signaltöne und E-Mail Hinweise ab und vermeiden Sie den Blick zwischenzeitlich ins elektronische Postfach. Ein Plan könnte sein, neue E-Mails morgens, mittags und nachmittags zu bestimmten Zeiten zu beantworten.
Der Schreibtisch quillt über, die Ablageschale ist voll mit unsortierten Dokumenten und der Bürocontainer ist bunt gefüllt mit allen möglichen Utensilien. Sollte bei Ihnen auch ein kleines Chaos herrschen, verlängert sich oft die Suche nach bestimmten Dingen. Mit einer gewissen Grundordnung für oft genutzte Gegenstände und Dokumente lässt sich schnell und einfach Zeit sparen. Entfernen Sie unnütze und nicht mehr verwendete Dinge von Ihrem Arbeitsplatz. Eine aufgeräumte Umgebung erleichtert es, schneller benötigte Sachen zu finden. Schaffen Sie Platz um ständig Gebrauchsgegenstände griffbereit zu haben. Machen Sie sich einen Ordner für häufig verwendete Dokumente und stellen Sie diesen in Ihre direkte Nähe. Ein sauberer und geordneter Arbeitsplatz hilft nicht nur beim Zeitsparen. Er vermittelt auch das Gefühl, seine Arbeit im Griff zu haben ;-)
Es geht alles schnell und wirkt hektisch: Der moderne Arbeitsalltag hat es oft in sich. Viele Aufgaben und Sachverhalte kommen zu gleichen Zeiten auf einen zu. Es fällt schwer alles gleich zu sortieren und eine vernünftige Reihenfolge für alle Dinge zu finden. Oftmals plagen einen Gedanken für diverse andere Aufgaben, obwohl man gerade mit etwas völlig anderem beschäftigt ist. In solchen Situationen benötigt man schnell mehr Zeit, um anfallende Aufgaben fertig zu bekommen. Hier ist es hilfreich seine Konzentration zu trainieren. Gedanken lassen sich gezielt ausblenden. Der Fokus soll nur auf das Wesentliche gerichtet werden und alles andere soll vorerst aus dem Kopf verschwinden. Es hört sich einfach an doch, wie macht man das? Ein Tipp wäre, Gedankenlisten anzulegen. Manchmal reicht es, Dinge einfach auf einen Zettel zu schreiben und diesen außerhalb der Sichtweite zwischenzulagern. Die aufgeschriebenen Gedanken werden nicht vergessen und können erstmal aus dem Kopf verschwinden. Ab und zu sucht man in den Gedanken schon nach der passenden Lösung für ein Problem, welches aber nichts mit der aktuellen Aufgabe zu tun hat. Auch hier ist man abgelenkt und verlängert die benötigte Zeit. Ein Tipp dafür wäre, die aktuelle Aufgabe umzuplanen und sich direkt mit der Lösung für das Problem aus Ihren Gedanken zu befassen. Sollte keine Zeit dafür zur Verfügung stehen, liegt die Priorität auf der noch zu bearbeitenden Aufgabe. Machen Sie sich bewusst, dass alles andere nicht so wichtig ist. Nehmen Sie allen anderen Gedanken „Wind aus den Segeln“. Lernen Sie sich auf eine Tätigkeit zu fokussieren, um Zeit zu sparen.
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