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Umschläge & Kuverts für den Versand – Ratgeber

Die im Versand gebräuchlichen Kuverts und Umschläge liegen in einer bisweilen verwirrenden Vielfalt vor. Damit Sie schnell den passenden Umschlag finden, um Dokumente oder Waren zu versenden, beginnt unsere Kaufhilfe deshalb mit einer knappen Übersicht zu den Umschlag-Arten im Versand (und anderen Bereichen). Ein eigenständiges Kapitel liefert Ihnen anschließend alle wichtigen Informationen zu Umschlag-Größen / -Formaten und Portokosten. Wer ganz genau erfahren möchte, welche Optionen er beim Kauf von Kuverts hat, sollte sich das Schluss-Kapitel 'Eigenschaften' anschauen: praktische Hinweise zu Adressfenster, Klebungen, Schutz und Fassungsvermögen beschließen unseren übersichtlichen Ratgeber für Umschläge und Kuverts.

Titelbild Kuverts und Umschläge

Umschlag-Arten
– und ihre Vorteile

Umschläge und Kuverts liegen in vielen Arten vor, die sich jeweils durch besondere Vorteile auszeichnen. Häufig verwendet werden vor allem Briefumschläge und Versandtaschen, aber auch Luftpolstertaschen (z. B. für Bücher- und Warensendungen). Unser übersichtlicher Überblick zeigt Ihnen, welche Arten an Briefumschlägen und Versandkuverts existieren, und erklären Anwendung, typische Formate, Schutzoptionen.

   Separate Kapitel besprechen die Umschlag-Größen und Schutz-Optionen.

Welchen Umschlag-Typ brauche ich?
(Schnellwahl)

 
 

Umschlag-Größen
– Formate, Abmessungen, Porto

In diesem Kapitel erfahren Sie alles Wissenswerte zu den Umschlag-Größen. Wir beschränken uns dabei auf praktisch relevante Inhalte und vermitteln, wie die genormten Formate beschaffen sind, wie Sie Geschäftsbriefe falten und wo Sie Umschläge in Sonderformaten bei uns finden.

Genormte Umschlag-Größen bei Briefumschlägen, Versandtaschen & Co.

Die Umschlag-Größen für Briefumschläge und Versandtaschen sowie andere Kuverts sind genormt. Die DIN-Formate orientieren sich dabei an den A-Formaten für Papier. Das Briefporto ist abhängig von der gewählten Umschlaggröße und dem Gewicht der Sendung. Unsere A3-Infografik, die Sie auch kostenlos herunterladen können, beantwortet u. a. folgende Fragen:

♦ Welcher Umschlag hat die richtige Größe für meine Sendung?
♦ Wie muss ich das Dokument / den Brief falten, damit der Umschlag passt?
♦ Wieviel Porto zahle ich für Brief oder Versandtasche?

Brief falten — Anleitung

Wie faltet man einen Brief nun so, dass er auch in den vorliegenden Umschlag passt? Im folgenden Video wird erklärt, wie man Geschäftsbriefe richtig faltet:

Individuelle Umschlag-Größen

Schon die Wahl eines Umschlags, dessen Größe möglichst gut zum Inhalt passt, trägt zum schadfreien Transport bei. Weil aber mit den genormten Formaten oben noch lange nicht sämtlicher Bedarf abgedeckt ist, existiert eine Vielzahl individueller Umschlag-Größen für jede Anwendung, vor allem in 2 Ausführungen:

♦ Wer seine Waren oder Dokumente maximal geschützt versenden möchte, sollte zu Luftpolstertaschen greifen. Luftpolstertaschen-Größen und -Bezeichnungen sind allerdings Hersteller-abhängig, sodass Sie sich stets am Innenformat orientieren sollten. Viele weitere Tipps erhalten Sie in unserer großen Luftpolstertaschen-Kaufhilfe.

♦ Auch mit Sonderformat-Versandtaschen erreichen Sie hohe Schutzgrade (s. auch Kapitel Schutz) und können Umschläge kaufen, die zu jedem Versandgut passen: wir bieten Ihnen einerseits Kuverts, die den DIN-genormten Formate ähneln (und entsprechende Namen tragen), aber auch Umschläge in feiner Abstufung der Maße.

Versandtaschen-Größen erklärt

Versandtaschen-Größen reihen sich gemäß Matroschka-Prinzip von klein nach groß: A < C < B < E. Das heißt: Möchten Sie ein DIN Dokument versenden, sollte die Versandtasche den nächsten Buchstaben haben (vgl. Grafik). So wird für ein ungefaltetes A4-Dokument eine Versandtasche C4 fällig. Wird das Schreiben von einem Hefter umschlossen und fällt sonst irgendwie umfangreicher aus, sollte die übernächste Größe verwendet werden (im Beispiel dann also eine Versandtasche B4).

VersandtaschenformateVersandtaschen-Größen in Reihenfolge

 

Umschlag-Eigenschaften
– Fenster, Klebungen, Schutz des Inhalts, Fassungsvermögen

Selbst für einfache Umschläge ergeben sich viele beachtenswerte Eigenschaften. In den folgenden Abschnitten vermitteln wir, was Sie bei Kuverts in puncto Fenster, Klebung, Schutz und Fassungsvermögen zu wissen brauchen.

Das Adressfenster

In diesem Abschnitt erläutern wir, wann ein Adressfenster auf dem Umschlag zum Einsatz kommt und wo es platziert ist.

Was bedeutet mit oder ohne Fenster?

Wo ist das Fenster beim Briefumschlag bzw. bei der Versandtasche platziert?

Beim Briefumschlag sind Maße und Position des Fensters, der sogenannte Fensterstand, durch die DIN-Normen vorgeschrieben. Über alle Briefgrößen hinweg misst das Fenster 90x45mm (Breite x Höhe) und ist 20mm vom linken bzw. 15mm vom unteren Rand entfernt.

Tabelle BriefformateBriefumschlag-Maße + jeweilige Fenster-Position

Bei den geläufigen Versandtaschen C4 hängt der Fensterstand davon ab, ob man sich für Form A oder Form B entscheidet. Diese Formen setzen die Geschäftsbrief-Vorgaben der DIN 5008 um. Bei beiden Formen misst es 90x55mm (Breite x Höhe) und ist 20mm vom linken Rand entfernt. Der Unterschied besteht darin, dass es bei Form A 40mm vom oberen Rand entfernt ist, während es bei Form B 57mm sind.

Position und Größe des Fensters bei Versandtaschen C4Position und Größe des Fensters bei Versandtaschen C4

Klebungen bei Versandumschlägen

Die Klebung eines Umschlags ist ein nicht unerhebliches Merkmal und kann an die eigenen Vorlieben angepasst werden. Welches die Unterschiede zwischen den Arten selbstklebend, haftklebend und nassklebend sind und wo die jeweiligen Vorteile liegen, beantworten wir hier.

Welche unterschiedlichen Klebungen zum Verschließen eines Umschlages gibt es?

Gibt es noch andere Möglichkeiten, Umschläge zu verschließen?

Neben den weitverbreiteten Klebungen sind bei Versandumschlägen nur noch wenige spezielle Verschlussmöglichkeiten in Gebrauch. Für bereits gelochte Kuverts wie Musterbeutel oder manche Luftpolstertaschen sind sogenannte Musterbeutelklammern erhältlich. Umschläge mit Steckverschluss sind meist nur als Sonderformat-Versandtaschen erhältlich: dort ergänzt oder ersetzt dieser Verschluss-Typ die Haftklebung.

Wie kann der Inhalt des Umschlags beim Versand geschützt werden?

Damit Sie Ihr Versandgut im Inneren des Umschlags schützen, gibt es 2 Optionen:

1 Schützende Umschläge kaufen!
In unserem Onlineshop finden sich viele Arten Umschläge, die auf einen schützenden Versand ausgelegt sind (siehe Liste unten). Während gefütterte Briefumschläge nur einen geringfügig erhöhte Stoßdämpfung bedeuten, lässt sich mit speziellen Versandumschlägen das Schutzbedürfnis des Inhalts sehr gut und gezielt erfüllen. Papierpolstertaschen, vor allem aber Luftpolstertaschen sind hier eine ausgezeichnete Wahl und können passend zum Inhalt in vielen Größen-Abstufungen gekauft werden. Für den Versand genormter Dokumente und Printprodukte ist dagegen eine entsprechende Versandtasche vorzuziehen: hier sind viele Optionen verfügbar, die von robusten fadenverstärkten Modellen über ein- oder allseitig pappverstärkte Artikel reichen und beim unzerreißbaren Spezial-Kunststoff Tyvek enden.

2 Umschläge innen auspolstern!
Umwickeln oder polstern Sie das Versandgut innen mit geeignetem, dämpfendem Material wie Packpapier oder Luftpolsterfolie. Bedenken Sie allerdings, dass sich hierbei möglicherweise Gewicht und Größe Ihres Umschlags ändern, was wiederum andere Portokosten zur Folge haben kann.

Womit versende ich umfangreichen Inhalt?

Wer voluminöses Versandgut in einem Umschlag verschicken möchte, sollte seine Optionen kennen. Während normale Briefumschläge nur ein geringes Fassungsvermögen von bis zu 9 Blättern aufweisen, sind Umschläge mit Falte / Faltentaschen bestens geeignet, um umfangreiche Kataloge, Prospekte oder sogar Bücher zu verschicken. Eine andere Option sind Luftpolstertaschen, die gern für Bücher- oder Warensendungen verwendet werden und einen besonders großen Schutz des Inhalts umsetzen.


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