Bürokosten berechnen: Fixkosten erkennen & sparen

Bürokosten berechnen

Miete, Strom, Internet, Büromaterial und technische Ausstattung: Wer ein Unternehmen führt, weiß, dass der Betrieb eines Büros mit regelmäßigen Ausgaben verbunden ist. Doch wie hoch sind die tatsächlichen Bürokosten pro Monat? Und welche Kosten werden bei der Planung häufig übersehen?

Gerade kleine und mittelständische Unternehmen profitieren davon, ihre laufenden Betriebsausgaben regelmäßig zu überprüfen. Denn selbst vermeintlich geringe monatliche Kosten können sich über ein Geschäftsjahr zu erheblichen Beträgen summieren.

In diesem Ratgeber erfahren Sie, welche Kosten im Büro entstehen, wie Sie Ihre monatlichen Fixkosten berechnen und an welchen Stellen sich Einsparpotenziale ergeben.

1. Was gehört zu den laufenden Bürokosten?

Bürokosten umfassen sämtliche Ausgaben, die im Zusammenhang mit dem Betrieb und der Ausstattung eines Büros entstehen.

Dabei lassen sich die Ausgaben grundsätzlich in zwei Kategorien unterteilen: Fixkosten und variable Kosten.

Fixkosten: Regelmäßige und planbare Ausgaben

Fixkosten fallen unabhängig davon an, wie intensiv das Büro genutzt wird oder wie viele Aufträge ein Unternehmen bearbeitet.

Typische Beispiele sind:

Büromiete: Monatliche Mietzahlungen für Büro- und Geschäftsräume
Internet und Telefon: Laufende Kosten für Kommunikation und Internetanschluss
Versicherungen: Beispielsweise betriebliche Haftpflicht- oder Inhaltsversicherungen
Software-Abonnements: Buchhaltung, Projektmanagement und Office-Anwendungen
Leasingverträge: Regelmäßige Zahlungen für Drucker, Kopierer oder andere Bürogeräte
Reinigungsverträge: Vereinbarte monatliche Kosten für die Büroreinigung

Diese Kosten bleiben kurzfristig häufig konstant und müssen auch dann bezahlt werden, wenn weniger Umsatz erzielt wird.

Variable Kosten: Ausgaben abhängig vom Verbrauch

Variable Kosten verändern sich dagegen abhängig vom tatsächlichen Bedarf oder der Nutzung.

Dazu gehören beispielsweise:

Druckerpapier und Schreibwaren
Toner und Druckerpatronen
Versandmaterialien
Verbrauchsabhängige Stromkosten
Reinigungs- und Hygieneartikel
Kleinere Anschaffungen für den Büroalltag

Die Unterscheidung ist wichtig, weil sich variable Kosten häufig kurzfristiger beeinflussen lassen als vertraglich vereinbarte Fixkosten.

Allerdings ist die Zuordnung nicht immer eindeutig. So können beispielsweise Stromkosten aus einem festen Grundpreis und einem verbrauchsabhängigen Anteil bestehen.

2. Was kostet ein Büro im Monat? Eine Beispielrechnung

Wie hoch die monatlichen Bürokosten ausfallen, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehören die Größe des Unternehmens, die Anzahl der Mitarbeiter, der Standort und die technische Ausstattung.

Die folgende Beispielrechnung zeigt die möglichen Kosten eines kleinen Unternehmens mit fünf Büroarbeitsplätzen.

Kostenart	Monatliche Kosten
Büromiete	800 €
Strom und Heizung	180 €
Internet und Telefon	70 €
Software-Abonnements	150 €
Versicherungen	60 €
Druckerleasing	50 €
Büroreinigung	100 €
Summe regelmäßiger Kosten	1.410 €
Büromaterial und Papier	90 €
Toner und Druckerzubehör	65 €
Versand- und Verpackungsmaterial	45 €
Gesamte monatliche Bürokosten	1.610 €

Hinweis: Die Beträge sind fiktive Beispielwerte und dienen der Veranschaulichung. Sie sind keine repräsentativen Durchschnittswerte. Die tatsächlichen Kosten können erheblich abweichen.

In diesem Beispiel entstehen monatliche Bürokosten von 1.610 Euro.

Auf ein Jahr gerechnet ergibt sich daraus eine Summe von 19.320 Euro.

Davon entfallen 16.920 Euro auf die regelmäßig anfallenden Kosten und 2.400 Euro auf die beispielhaft angesetzten variablen Ausgaben.

Die Rechnung verdeutlicht, warum es sinnvoll ist, auch kleinere Kostenpositionen regelmäßig zu überprüfen. Bereits geringe monatliche Einsparungen können sich über mehrere Jahre deutlich bemerkbar machen.

3. Fixkosten im Unternehmen richtig berechnen

Wer seine Betriebsausgaben langfristig kontrollieren möchte, sollte zunächst sämtliche regelmäßigen Kosten erfassen.

Dazu empfiehlt es sich, monatliche, vierteljährliche und jährliche Zahlungen in einer gemeinsamen Übersicht zusammenzuführen.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen bezahlt jährlich 600 Euro für eine betriebliche Versicherung. Umgerechnet entspricht das monatlichen Kosten von 50 Euro.

Auch jährliche Softwarelizenzen, Wartungsverträge oder andere wiederkehrende Zahlungen sollten entsprechend berücksichtigt werden.

Auf diese Weise entsteht eine realistische Übersicht über die monatliche Grundbelastung des Unternehmens.

Fixkosten einfach online kalkulieren

Nicht jede Kostenposition muss dafür manuell in einer Tabellenkalkulation erfasst und umgerechnet werden.

Mit dem kostenlosen Fixkosten-Rechner für Unternehmen auf machsklar.de lassen sich regelmäßige betriebliche Ausgaben übersichtlich kalkulieren.

Das Online-Tool hilft dabei, die laufenden Kosten eines Unternehmens besser einzuschätzen und eine Grundlage für die weitere Budgetplanung zu schaffen.

Besonders für Selbstständige, Existenzgründer und kleine Unternehmen kann eine solche Übersicht hilfreich sein.

Wichtig: Eine Fixkostenberechnung ersetzt keine vollständige betriebswirtschaftliche Auswertung. Sie bietet jedoch einen guten Ausgangspunkt, um die regelmäßige finanzielle Belastung des Unternehmens zu verstehen.

4. Büromaterial: Kleine Ausgaben mit langfristiger Wirkung

Während Miete oder Versicherungen häufig fest vereinbart sind, lassen sich die Kosten für Büromaterial meist flexibler gestalten.

Druckerpapier, Schreibwaren, Ordner, Etiketten und weiteres Verbrauchsmaterial werden regelmäßig benötigt.

Einzelne Bestellungen fallen dabei finanziell oft kaum ins Gewicht. Über mehrere Monate können sich die Ausgaben allerdings deutlich summieren.

Angenommen, ein Unternehmen gibt monatlich 200 Euro für Bürobedarf aus.

Das entspricht:

2.400 Euro innerhalb eines Jahres
7.200 Euro innerhalb von drei Jahren
12.000 Euro innerhalb von fünf Jahren

Bereits eine Einsparung von zehn Prozent würde die jährlichen Ausgaben um 240 Euro reduzieren.

Dabei bedeutet Kostenoptimierung nicht zwangsläufig, immer das günstigste Produkt zu kaufen.

Entscheidend ist vielmehr das Verhältnis zwischen Preis, Qualität und tatsächlichem Verbrauch.

Ein hochwertiger Aktenordner, der über mehrere Jahre genutzt werden kann, ist unter Umständen wirtschaftlicher als ein günstigeres Produkt, das häufig ersetzt werden muss.

Ähnliches gilt für Druckerzubehör, Schreibwaren und andere regelmäßig verwendete Büroartikel.

5. Fünf Möglichkeiten, laufende Bürokosten zu senken

Unternehmen müssen nicht zwangsläufig ihre Bürofläche verkleinern oder auf wichtige Ausstattung verzichten, um Kosten zu reduzieren.

Oft helfen bereits kleinere organisatorische Veränderungen.

1. Bürobedarf zentral bestellen

Wenn mehrere Mitarbeiter unabhängig voneinander Büromaterial bestellen, entstehen schnell unnötige Doppelbestellungen.

Eine zentrale Beschaffung schafft einen besseren Überblick über vorhandene Bestände und den tatsächlichen Bedarf.

Außerdem lassen sich Bestellungen bündeln und möglicherweise Versandkosten reduzieren.

2. Verbrauchsmaterial regelmäßig kontrollieren

Welche Produkte werden besonders häufig benötigt? Welche Materialien bleiben lange ungenutzt?

Eine regelmäßige Bestandsaufnahme hilft dabei, die benötigten Mengen besser einzuschätzen.

Gerade bei Druckerpapier, Toner, Schreibwaren und Versandmaterialien kann eine strukturierte Einkaufsplanung sinnvoll sein.

3. Preise und Verpackungseinheiten vergleichen

Größere Verpackungseinheiten können günstiger sein, müssen es aber nicht.

Entscheidend ist der Preis pro Stück oder Mengeneinheit.

Bei Druckerpapier lohnt sich beispielsweise ein Vergleich des Preises pro 500 Blatt. Bei Toner und Druckerpatronen sollte zusätzlich die angegebene Seitenreichweite berücksichtigt werden.

So lassen sich Angebote besser miteinander vergleichen.

4. Laufende Verträge überprüfen

Software-Abonnements, Telefonverträge und Leasingvereinbarungen sollten regelmäßig kontrolliert werden.

Werden sämtliche gebuchten Leistungen tatsächlich benötigt?

Gibt es ungenutzte Softwarelizenzen oder Tarife, die nicht mehr zum aktuellen Bedarf passen?

Eine jährliche Vertragsprüfung kann helfen, unnötige Fixkosten zu identifizieren.

5. Ein festes Budget für Bürobedarf einplanen

Ein monatliches oder jährliches Budget schafft Transparenz.

Dafür können Unternehmen zunächst ihre bisherigen Ausgaben auswerten und anschließend realistische Kostenobergrenzen für einzelne Produktgruppen festlegen.

Wichtig ist, dass das Budget nicht ausschließlich auf möglichst niedrige Ausgaben ausgerichtet wird.

Auch die Qualität der Arbeitsmittel und die Anforderungen der Mitarbeiter sollten berücksichtigt werden.

6. Fixkosten und variable Kosten gemeinsam betrachten

Eine wirtschaftliche Kostenplanung sollte nicht ausschließlich auf die Reduzierung von Fixkosten abzielen.

Auch variable Ausgaben können langfristig einen erheblichen Anteil an den gesamten Betriebskosten ausmachen.

Für Unternehmen empfiehlt es sich deshalb, beide Kostenarten getrennt zu erfassen und anschließend gemeinsam auszuwerten.

Ein praktisches Vorgehen besteht darin, die Kostenübersicht mindestens einmal pro Quartal zu aktualisieren.

Dabei können folgende Fragen helfen:

Welche Ausgaben sind seit der letzten Auswertung gestiegen?
Welche laufenden Verträge werden tatsächlich benötigt?
Bei welchen Verbrauchsmaterialien besteht Einsparpotenzial?
Lassen sich Bestellungen besser bündeln?
Welche größeren Anschaffungen sind in den kommenden Monaten geplant?

Auf Grundlage dieser Informationen können Unternehmen ihre Ausgaben gezielter steuern.

Besonders hilfreich ist ein Vergleich mit den Vorjahreswerten. Dadurch lassen sich langfristige Veränderungen und mögliche Kostensteigerungen leichter erkennen.

7. Warum günstiger Bürobedarf nicht immer die beste Wahl ist

Beim Einkauf von Büroartikeln spielt der Preis selbstverständlich eine wichtige Rolle.

Allerdings sollte nicht ausschließlich der Anschaffungspreis über eine Kaufentscheidung bestimmen.

Ein vermeintlich günstiger Drucker kann beispielsweise durch hohe Kosten für Toner oder Tinte langfristig teurer werden als ein Gerät mit höherem Anschaffungspreis.

Auch bei Bürostühlen, Schreibtischen oder anderen langlebigen Produkten lohnt sich eine Betrachtung der voraussichtlichen Nutzungsdauer.

Unternehmen sollten deshalb möglichst die Gesamtkosten berücksichtigen.

Dazu gehören neben dem Kaufpreis beispielsweise:

Verbrauchsmaterialien
Wartung und Reparaturen
Energieverbrauch
Voraussichtliche Nutzungsdauer
Ersatzbeschaffungen

Diese Betrachtung hilft dabei, langfristig wirtschaftlichere Kaufentscheidungen zu treffen.

Fazit: Wer seine Bürokosten kennt, kann gezielter sparen

Laufende Bürokosten gehören zum Unternehmensalltag. Während größere Ausgaben wie Miete oder Leasingverträge meist bekannt sind, werden kleinere regelmäßige Kosten häufig unterschätzt.

Eine strukturierte Übersicht über Fixkosten und variable Ausgaben hilft Unternehmen dabei, ihre finanzielle Belastung besser einzuschätzen.

Besonders beim Einkauf von Bürobedarf lassen sich durch eine gute Planung, gebündelte Bestellungen und einen bewussten Produktvergleich Einsparpotenziale erkennen.

Entscheidend ist dabei nicht, möglichst wenig Geld auszugeben, sondern vorhandene Ressourcen wirtschaftlich einzusetzen.

Unser Tipp: Überprüfen Sie Ihre laufenden Bürokosten regelmäßig und planen Sie den Einkauf von Verbrauchsmaterialien vorausschauend. So behalten Sie Ihr Budget im Blick und schaffen langfristig mehr finanziellen Spielraum für Ihr Unternehmen.

Bürokosten berechnen: Welche laufenden Kosten Unternehmen häufig unterschätzen

1. Was gehört zu den laufenden Bürokosten?

Fixkosten: Regelmäßige und planbare Ausgaben

Variable Kosten: Ausgaben abhängig vom Verbrauch

2. Was kostet ein Büro im Monat? Eine Beispielrechnung